相談会・体験会の告知はチラシ画像だけでよい？申込条件を伝えるページ準備

質問者さん

相談会のチラシを作りました。ホームページには、その画像を載せるだけでよいでしょうか？

キタデジさん

画像に加えて、誰が参加できるか、日時・会場、費用、申込方法を本文の文字でも伝えましょう。変更したときの案内先も決めておくと整理しやすくなります。

質問者さん

まだ決まっていないこともあります。申し込みを受け付けながら決めても大丈夫ですか？

キタデジさん

参加判断に必要な条件は、受付開始前に確定させるのがおすすめです。準備表と仮の告知文で、何を先に決めるかを確認します。

相談会・体験会の告知ページは、チラシの保管場所ではなく、参加できる条件と次の行動を確認する場所として準備します。チラシ画像だけに頼らず、対象者・実施内容・日時・会場・費用・受付方法を本文にも書きます。会場や費用など参加判断に関わる事項が未定なら、受付開始と予告を分けましょう。

• 「誰が、何を相談・体験できるか」を冒頭で明らかにする。
• 申込の受付と参加確定のタイミングを分けて案内する。
• 変更時に更新するページと連絡担当を決めてから告知する。

対象は、少人数で自社の相談会・体験会を告知する事業者です。本記事は告知準備の編集上の提案であり、実際の開催案内ではありません。仮の例を自社の決定事項に置き換えてください。情報確認日：2026年10月29日。

冒頭で「参加すると何を持ち帰れるか」を伝える

イベント名だけでなく、対象者と扱う範囲を短く書きます。「初心者歓迎」だけでは、何を準備すればよいか、どこまで質問できるか分かりません。例えば「開業前の事業主向けに、ホームページ掲載内容の整理を一緒に行う相談会」のように具体化します。

何を行わないかも必要に応じて明示します。個別制作をその場で行わない、個別契約を前提にしない、専門判断が必要な相談は扱わないなど、自社で決めた範囲を掲載します。ここに書く制約は仮の候補であり、実際の会の条件を確認してください。

受付開始前に決める項目を準備表にする

未定事項を文章で埋めず、担当者・確定状況・公開する場所をまとめます。次は自社で埋める準備用チェックリストです。

• 対象：参加できる人、対象地域、経験・年齢など必要な条件。条件がなければその旨。
• 内容：当日の流れ、相談・体験できること、対象外の内容。
• 日時：年月日・曜日・開始と終了・受付開始時刻。オンラインなら基準の時間帯。
• 会場：施設名・住所・部屋や入口。オンラインなら参加案内を受け取る方法。
• 費用：参加費の有無、税込・税別、別途必要な費用と支払方法。
• 人数：定員、1組の人数、先着・抽選・個別調整などの決定方法。
• 受付：締切、申込先、必要項目、参加確定の通知方法。
• 準備と変更：持ち物、キャンセル方法、中止・変更時の確認先、問い合わせ先。

北九州・福岡で来場型の会を開くなら、駅やバス停からの入口、駐車場の利用条件、建物内の移動を実際に確認して案内すると、土地勘のない人にも役立ちます。未確認の駐車場を「無料で利用可能」と書かず、施設の案内と利用条件を確かめてください。

申込受付と参加確定の違いをボタンの近くに書く

送信した時点で参加できるのか、担当者の確認後に決まるのかを明示します。仮受付なのに「予約完了」と表示したり、確定通知の方法が分からなかったりすると、参加者と担当者の認識がずれます。

例えば「申込内容を確認後、担当者から参加可否をご案内します」という運用なら、実際に確認する担当者と通知方法を決めます。返信目安を書く場合も、対応可能な時間と業務量に基づいて決定し、守れない期限を入れないでください。

フォームを使う場合は、必須・任意、入力形式、申込後の案内を分かる形にします。W3C WAIのForm Instructions（2024年5月13日更新）も、フォーム全体と項目に必要な入力説明を示すことを説明しています。入力中に消えるプレースホルダーだけに重要な条件を置かないことも確認しましょう。

仮の告知文を使って不足する決定事項を探す

次は架空の相談会の原稿例です。開催日・場所・参加費を決める前の社内準備用であり、このまま受付を開始する文章ではありません。

開業前のホームページ準備相談会
対象：これから開業する事業主
内容：事業内容・対象のお客さま・掲載したい情報を整理する個別相談。Webサイトの制作作業は当日に行いません。
日時／会場／参加費／定員／締切：主催者が確定してから掲載
持ち物：自社の事業内容と、相談したいことをまとめたメモ
申込後：内容確認後に担当者から参加可否を通知。通知方法と返信目安は受付前に決定

この原稿で「会場へ行けるか」「費用を負担できるか」「送信後に何を待つか」に答えられない部分が、公開前に確定する項目です。予告のみ先に出す場合は「開催予告・申込受付前」と分かるようにし、まだ使えない申込ボタンは設置しません。

チラシ・SNS・ページで情報が食い違わないようにする

最新情報を掲載するWebページを決め、チラシやSNSからそのページへ案内します。画像の日時だけ変えて本文の締切が古いまま残ることがないよう、更新する項目をまとめて管理してください。

1. 主催者が決定事項を確認し、本文とチラシを照合する。
2. スマホで日時・会場・費用・申込先が読めるか確認する。
3. 会場案内や申込先のリンクを開き、対象の会に進むか確かめる。
4. 変更時にページ・受付先・参加予定者への案内を誰が担当するか決める。
5. 締切後は受付状況を更新し、古い案内から来た人にも現状を伝える。

受付枠が限られるときは、少人数で対応できる受付上限の決め方も参考になります。告知した量と、実際に対応できる人数をそろえましょう。

まずは告知文より決定事項をそろえる

最初に、対象者・当日の内容・参加条件を一枚のメモにまとめ、未定事項の担当者を決めましょう。告知ページの構成や申込先までの導線を相談したい場合は、そのメモと既存のチラシを添えてキタデジにホームページ制作・改善を相談することができます。

株式会社goap 代表取締役 相牟田 昂大

福岡県出身、大学生時代からWEBデザインのフリーランスとして活動。
卒業後、WEBデザイン・コンサルティング会社で経験を積み、2013年に独立し「goap」を設立。
WEBデザインやマーケティング、コンサルティング業務を展開し、WEBサイトがホームページ大賞で最優秀賞を受賞。
2023年にAI・メタバース事業を追加した株式会社goapを設立。
現在まで300社以上のWEBサイトのデザイン・ディレクション・システム構築に携わらせていただきました。
Web制作・マーケティング業界のプロがお客様の悩みに寄り添って丁寧にヒアリングしますので、初心者の方でも安心してご相談ください！