AIへ渡す資料の版をどうそろえる？有効日と除外理由を残す入力準備表

質問者さん

AIに原稿を作ってもらう資料に、古い案内と新しい案内が混ざっています。全部渡せば整理できますか？

キタデジさん

先に人が、今回使う資料と使わない資料を分けましょう。ファイル名が新しそうというだけでは、現在有効な情報とは判断できません。

質問者さん

更新日が新しいメモを優先すればよいですか？

キタデジさん

更新日、有効日、承認状態は別々に確認します。資料の台帳と入力例を使い、不一致はAIに決めさせず担当者へ戻す手順を紹介します。

AIへ渡す資料は、原稿作成を頼む前に「今回使ってよい版」を人が確定させます。更新日が新しいだけで優先せず、適用される対象、有効日、承認状態を確認し、古い資料や確認中のメモは入力対象から外しましょう。

• 資料ID、版、対象、有効日、承認状態を台帳にする。
• 不一致は推測で解消せず、責任者に照合して使用可否を決める。
• 確定した資料だけで入力し、出力を根拠資料へ戻して確認する。

対象読者・前提：サービス案内やWeb原稿をAIで作る際に、複数の資料を準備する担当者。以下は入力前の資料管理に関する編集上の提案です。AIによる文書の自動選別機能や、誤りを完全に防ぐ性能を保証するものではありません。例は架空で、実際の顧客資料やAIの検証結果ではありません。
情報確認日：2026年10月19日

更新日・有効日・承認状態を別々に確認する

資料の更新日は、内容が現在使えることの証明とは限りません。将来の改定案、別の顧客向け条件、承認前のメモが、新しいファイルとして保存されている場合もあります。

「最終版」「最新版」というファイル名だけに頼らず、どの条件で使えるかを書きます。資料自体に対象や有効日がない場合は、未確認として責任者へ確認し、AIに不足を埋めさせないでください。

資料台帳で「採用・除外・確認待ち」を決める

今回の原稿へ使う資料を台帳で管理し、AIには採用が確定した情報だけを渡します。除外資料の本文を一緒に入力して「使わないで」と指示するより、入力対象そのものを絞る運用を勧めます。

原稿の用途／公開予定の条件：
資料ID：
資料名／版：
管理元／確認担当：
対象となるサービス・読者・範囲：
有効日・終了条件：
承認状態／確認日：
使用可否：採用／除外／確認待ち
理由：
照合した資料・担当者：
今回AIへ渡す抜粋：
入力に含めない情報：

同じ事項が食い違ったら、先に担当者へ戻す

料金、対象、期限、受付方法などが食い違う場合、平均を取ったり、新しい日付の資料を自動的に優先したりしません。どの資料がどの範囲に有効かを担当者が確定し、台帳に理由を残します。確定できない項目を必要とする原稿は、その部分の制作・公開を待ちます。

日付が同じでも、個別契約と一般向けの案内では適用範囲が違うことがあります。「矛盾している」と結論付ける前に、対象の違いも確認しましょう。

仮の資料を台帳へ整理する例

次は、架空の「相談案内」をWebへ掲載する例です。料金や期限を仮定せず、受付条件だけで資料の扱いを示します。

D2が正しいのは「番号が大きい」「ファイルが新しい」からではなく、対象と承認状態を確認したためです。現行資料にも誤りが見つかれば、承認済みという表示だけで使い続けず再確認します。

AIへ渡すときの入力例と、受け取った後の照合

入力には、目的、使ってよい確定情報、禁止する補完、出力の形式を含めます。資料IDを回答に付ける指示は、確認先を追いやすくするための提案で、AIが正しく根拠を対応付ける保証ではありません。

目的：初めて利用を検討する事業者向けに、相談受付の案内を作る。
使ってよい資料：D2の、以下の承認済み抜粋だけ。
D2：
・相談の受付は平日。
・事前予約が必要。
入力していない資料や一般的な慣行から、条件を補わない。
受付時間、返信時期、料金、実績は書かない。
説明に必要なのに情報がない項目は、確認待ちとして別欄に出す。
出力：
1. 案内文のたたき台
2. 各文／使用した資料ID／対応する抜粋の表
3. 人へ確認する事項
資料にない事実は作らない。

AIの根拠表も、元資料と人が照合する

出力の各文について、D2のどの記載で説明できるかを人が確認します。「平日受付」が「平日中に返信」へ変わっていないか、予約が任意になっていないか、未入力の時間や料金が足されていないかを見ます。

根拠IDが付いていても内容の一致は別に確認します。必要なら文章を短いまとまりに分けて照合し、確認が終わった版だけを原稿として保存してください。資料台帳、入力に使った抜粋、出力、承認した原稿を関連付けると、後日の条件変更で確認対象を探しやすくなります。

資料を入力する前に、個人情報・機密・利用権限を確認する

版がそろっていても、AIへ入力してよい資料とは限りません。顧客の情報、契約、社内限定の内容は、組織のルールと利用サービスの規約・情報の扱いを確認し、必要な最小限の情報だけを対象にします。名前を消すだけで、他の記載から個人や取引を識別できなくなるとは限りません。

個人情報保護委員会の注意喚起は、個人情報の入力と利用目的、入力内容の取り扱い等の確認を求めています。出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日）。実際のサービス条件は利用直前に確認してください。

他社の原稿、画像、資料は、自社で保管していることだけを理由に自由に入力・公開できると判断しません。利用できる範囲を確認し、必要に応じて権利者や適切な専門家へ相談します。文化庁「AIと著作権について」には、考え方（2024年3月15日）とチェックリスト＆ガイダンス（2024年7月31日）が掲載されています。

最初は一つの原稿と、使ってよい一組の資料から

まず作りたい原稿を一つ決め、資料の対象・有効日・承認状態を確認しましょう。複数の資料を大量に渡す前に、採用した理由と除外した理由が担当者に説明できる状態にします。

ホームページの情報や更新時の原稿整理を相談したい方は、キタデジへのホームページ制作・運用相談へ、対象ページと整理したい情報をお知らせください。社外秘や個人情報を送る前に、共有が必要な範囲を確認してください。

原稿作成後の点検は、AIの文章校正で名前・数字・意味を確認する方法も参考にしてください。本稿は入力前の資料選定を扱います。画像は生成した概念イラストで、実際の顧客資料や検証画面ではありません。

株式会社goap 代表取締役 相牟田 昂大

福岡県出身、大学生時代からWEBデザインのフリーランスとして活動。
卒業後、WEBデザイン・コンサルティング会社で経験を積み、2013年に独立し「goap」を設立。
WEBデザインやマーケティング、コンサルティング業務を展開し、WEBサイトがホームページ大賞で最優秀賞を受賞。
2023年にAI・メタバース事業を追加した株式会社goapを設立。
現在まで300社以上のWEBサイトのデザイン・ディレクション・システム構築に携わらせていただきました。
Web制作・マーケティング業界のプロがお客様の悩みに寄り添って丁寧にヒアリングしますので、初心者の方でも安心してご相談ください！