ホームページ更新の依頼方法｜北九州の企業向け修正指示テンプレート

ホームページの更新依頼は、対象URL・変更する場所・変更後の内容・希望日・確認担当を一つにまとめると、作業範囲を共有しやすくなります。「最新の内容にしてください」だけでは、担当者がどの情報を正しいと判断すべきか分かりません。

この記事では、北九州の企業が制作会社や社内担当へ日々の修正を依頼するための書式を紹介します。新規制作全体の計画ではなく、公開済みページの文章・画像などを更新する場面が対象です。以下は実務上の提案であり、キタデジの契約範囲や納期を示すものではありません。

依頼前に、変更する事実を確定する

営業時間やサービス内容を変更するときは、社内の担当者が最新情報を確認してから原稿にします。修正する人と内容を判断する人を分けておくと、作業中に推測で文章が補われるのを防げます。

まだ決まっていない内容は「確認中」として依頼書に残し、公開可の項目と混在させないようにしましょう。資料が複数ある場合は、どれが承認済みの原稿かを明示します。

更新依頼に入れたい6項目

項目	記載する内容
対象ページ	ページ名とURL。似たページがある場合は対象を限定
変更場所	見出し名、画像の位置、変更前の文章
変更後	そのまま掲載できる確定原稿と改行の意図
素材	使用するファイル名、写真の説明、掲載許可
希望日	公開希望日時と、その日付が必要な理由
確認者	内容確認と公開判断を行う担当者

スクリーンショットと文章を組み合わせる

スクリーンショットに印を付けると位置が伝わります。ただし、画像の中にある修正文章を担当者が打ち直すと誤入力につながります。掲載文はコピーできる文字でも渡し、画像は場所の説明に使うとよいでしょう。

希望日と確定納期を区別する

「希望日」は依頼側の要望です。実際の対応可否は、修正範囲と素材の準備状況を共有して確認します。急ぎの場合も、対象ページや原稿を省略せず、先に公開する項目と後でよい項目を分けます。

コピーして使える修正依頼の記入例

次は架空の依頼例です。自社の確認済み情報に置き換えて使ってください。

件名：会社概要ページの紹介文更新
対象URL：対象ページのURLを記入
対象箇所：「事業について」の2段落目
変更前：現在掲載されている文章を記入
変更後：社内確認済みの文章を記入
使用素材：差し替える場合だけファイル名を記入
公開希望：希望日時を記入（対応可否の返信を希望）
確認担当：社内の担当者を記入
公開方法：確認用画面で内容を確認した後、合意した日時に公開

「ほかはそのままで」と伝える場合も、関連する別ページに同じ情報がないか確認します。同じ情報が複数ページにあるときは、対象一覧を追加しましょう。対象外のページまで自動的に変更されると考えないことが大切です。

作業完了の連絡だけで終わらせない

1. 公開URLを開き、変更後の文章や画像を照合する。
2. リンク先や添付資料も開き、目的の情報になっているか確認する。
3. スマートフォンで改行、文字の読みやすさ、画像の見切れを確認する。
4. 確認日・確認者・残った修正点を依頼書に記録する。

保存された編集画面と公開画面で見え方が異なる場合は、対象URLと画面の状態を担当者に共有します。原因が分からないまま同じ修正を何度も依頼するより、どの画面で何が違うかを示すと調査範囲を絞れます。

よくある質問

文章がまとまっていなくても依頼できますか？

相談自体はできますが、原稿作成も依頼範囲に含むのかを確認しましょう。箇条書きの事実、想定する読者、載せたくない情報を整理すると、文章を作るための材料になります。

写真は送ったものを全部掲載してもらえばよいですか？

掲載場所と目的に合う素材を選びます。人物や取引先が写る場合は掲載できる範囲を確認し、候補素材と採用する素材を区別してください。

更新をまとめて依頼したほうがよいですか？

緊急性と公開時期で分けます。誤った案内など利用者の判断に関わる内容は先に相談し、表現調整などと一緒にして対応が遅れないようにします。

更新の相談前に資料をそろえる

大きな改修ならホームページ制作の依頼書の作り方、素材集めには原稿・写真の整理方法も参考にしてください。更新範囲を整理したい場合は、対象URLと困っている点を添えてキタデジのお問い合わせページからご相談ください。